こんにちは、ねおゆっちゃんです！
ここでは在宅ワークで活用が広がっているGoogleスプレッドシートについて説明します。
これから在宅ワークを始める人にとってスプレッドシートの操作が出来るのはマスト。
「名前は聞いたことがあるけど使ったことはなくて…」ということのないように、基本を押さえて最低限扱えるようになりましょう！
在宅ワークサイトで採用事務をしている管理人です
当ブログでは、在宅ワークを新しく始めたいと考えている人、もう少し仕事を増やしたいと考えている在宅ワーカーの人に役立つさまざまな在宅情報をお届けします！
▶40代後半でセカンドキャリアを選択した在宅ワーカー
▶企業と個人をつなぐ在宅ワークサイトの採用業務を受託しています
▶現在は在宅ワークの仕事で月15万を稼いでいます
本ブログでは自己体験と採用者の目線で『在宅ワーク』について説明していきます♪
Googleスプレッドシートとは
Googleスプレッドシートは、Googleが提供するオンラインの表計算アプリケーションです。クラウドベースで動作するため、インターネットが接続された様々なデバイスからアクセスが可能です。ほとんどの機能を無料で利用することが出来ます。
ねおゆっちゃんすべて無料で使うことが出来ます！
※セキュリティの強化をしたい場合は有料プランがあります
主な機能と特徴
- クラウドベース
- データはGoogleのサーバーに保存されるため、様々なデバイスから常に最新のデータにアクセスすることができます。そのため、PCで作成したファイルをスマホで確認することも可能です。また、特別なソフトウェアのインストールをする必要はなく、ブラウザから使用することができます。
ダウンロードをしなくても使うことが可能なのでPCのストレージを確保する必要がありません
- リアルタイム共同編集
- 複数のユーザーが同時に同じドキュメントを編集することができ、変更内容がリアルタイムで反映されます。これにより、チームでの作業が非常に効率的になります。
複数人での編集が可能なため作業効率が格段にあがります。クラウドにアクセスするため動作が重くならず、Excelの機能よりもエラーは起こりにくいのが特徴です
- 関数とカスタマイズ機能
- 基本的な数式から高度な関数まで、多岐にわたる計算機能を持っています。また、Googleフォームとの連携や、スクリプトを使用したカスタマイズも可能です。
Excel同様に関数を使用出来ますが、スプレッドシート上では操作出来ない関数や、逆にスプレッドシート上でしか動作しない関数も存在します
- バージョン履歴
- 過去の編集履歴を保存しており、以前のバージョンに戻すことができます。誤って編集や削除した場合でも安心です。
変更履歴は蓄積され、直前の履歴だけでなく古い履歴に遡ることも可能です
- セキュリティと共有
- ファイルにセキュリティ機能を備えており、ドキュメントの共有設定も簡単に行うことができます。公開、限定共有、編集権限の制限など、様々な設定が可能です。
まとめ
Googleスプレッドシートは、オンラインでの作業を効率的に行うための強力なツールで、在宅ワークになくてはならないアプリケーションです。クラウドベースでの共同編集や多機能性は、個人の業務はもちろん、チームでのプロジェクト管理やデータ共有にも非常に役立ちます。
スプレッドシートの使用を開始する
ところでスプレッドシートってどこにあるの？
始めて触る人のためにスプレッドシートへのアクセス方法を案内します。
- Googleアカウントの作成:
- Googleスプレッドシートを使用するには、Googleアカウントが必要です。
- アカウントを持っていない場合は、Googleのサインアップページから新しいアカウントを作成します。
- Googleドライブへのアクセス:
- アカウントを作成したら、ブラウザのアドレスバーに「drive.google.com」と入力して、Googleドライブのページにアクセスします。
- Googleスプレッドシートの作成:
- GoogleDriveのページ左上にある「＋新規」ボタンをクリックします。
- ドロップダウンメニューから「Googleスプレッドシート」を選択します。
- 新しいスプレッドシートの利用開始:
- これで新しいスプレッドシートが開きます。まずは自由にセルにデータを入力して、その機能や操作感に慣れてみましょう。
作成したスプレッドシートは自動的にGoogleドライブ上に保存されます。右上の「共有」ボタンを使用して、他の人と編集や閲覧を共有することも可能です。
基本の操作
スムーズに使えるようになろう！スプレッドシートの基本操作
Excelを使用していた人であれば難なく使用出来るツールです。逆にExcelを使い慣れていない人は少し苦戦するかもしれませんが、少し練習すれば使いこなすことは出来るはずです（やる気さえあれば）。
下記の操作程度はすぐに出来るようにしておきましょう！
- シートを作成する
- Googleドライブから「+ 新規」ボタンをクリックし、「Googleスプレッドシート」を選択
- データのソートとフィルタリング
- データメニューから「範囲のソート」や「フィルタ」を選択して、データを整理
- 行や列の追加・削除
- 行や列の見出しを右クリックして、追加や削除を選択
- フォーマットの変更
- ツールバーからフォントの変更、背景色や文字色の変更、罫線の追加などを行う
- セルの書式設定
- 「書式」メニューを利用して、日付や通貨、パーセンテージなど特定の書式に変更
- グラフの作成
- データを選択した状態で「挿入」メニューから「グラフ」を選択し、グラフタイプを指定
- シートの操作
- シートの追加、名前変更、複製、削除などの操作
- 共有とアクセス設定
- 右上の「共有」ボタンをクリックして、特定のユーザーとの共有やリンクを通した共有設定を行う
- コメントとアクションの追加
- セルを選択して右クリックまたはツールバーから「コメント」を選択し、コメントやタスクのアクションを追加
これらの操作は、Googleスプレッドシートの基本的な使い方の土台となります。一つ一つの操作を覚えて、効率的なデータ管理や分析を行いましょう。
もっと学びたい方に
おすすめのサイト
WEBで学ぶならこちらのサイトが参考になります👇
とても丁寧に解説されたサイトです。表計算ソフト自体に慣れていない初心者の方から、Excelは使えるけどスプレッドシートは初めて…という方まで、かゆいところに手が届く内容になっています。
おすすめの書籍
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スプレッドシートとExcelの違いや共通点などが解説されています。
スプレッドシートで使える主な関数やピボットテーブルの活用法などの説明もされており、はじめてスプレッドシートを使う人の入門書としても役立つほか、もう一歩踏み出して活用したい方にもおすすめです。
まとめ
- クラウドで作業が出来るため複数人の共同作業に向いています
- 様々なデバイスからアクセスすることが出来、いつでも最新のデータにアクセスすることが可能です
- ファイルの保護や共有が簡単に出来るので、効率的に作業を行うことが出来ます
officeやWordとも互換性があり、ファイル形式を変えてダウンロードしたり、反対にアップロードしたりと柔軟性が高いツールであるスプレッドシート。在宅ワークでは業務締結書類のやり取りに始まり、稼働報告書や成果物の納品などでも使う機会が頻繁にあります。
Excelと共通する部分も多くシンプルで扱いやすいので、上記の操作を参考に、スプレッドシートを使いこなせるようになりましょう！
